Cuál es el plazo para conservar las facturas emitidas y recibidas

Conservar las facturas emitidas y recibidas es una responsabilidad fundamental para cualquier empresa o autónomo. Estos documentos son prueba de las operaciones comerciales realizadas y pueden ser requeridos por la administración fiscal en caso de una auditoría o inspección. En este artículo, te explicaremos cuál es el plazo adecuado para mantener estas facturas y te daremos algunas recomendaciones para organizar y archivar correctamente estos documentos.

Es importante destacar que los plazos de conservación de las facturas pueden variar dependiendo de la legislación fiscal del país en el que te encuentres. En algunos países, existen regulaciones específicas sobre la conservación de facturas electrónicas y facturas en papel. Por lo tanto, es importante consultar la normativa local para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Facturas emitidas

En primer lugar, hablemos de las facturas emitidas por tu empresa. Estas son los documentos que emites a tus clientes para respaldar las operaciones comerciales realizadas. El plazo para conservar las facturas emitidas puede variar según el país y la legislación fiscal. A continuación, te presentamos algunos ejemplos:

1. España

En España, el plazo mínimo para conservar las facturas emitidas es de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 del Código de Comercio. Sin embargo, se recomienda conservarlas durante un período adicional, ya que puedes ser requerido para presentar las facturas como prueba en caso de disputas legales o administrativas.

Es importante mencionar que, en España, las facturas electrónicas tienen el mismo valor legal que las facturas en papel. Por lo tanto, es necesario garantizar su integridad y autenticidad mediante la utilización de certificados digitales y firmas electrónicas reconocidas.

2. Estados Unidos

En Estados Unidos, no existe un plazo mínimo establecido para la conservación de las facturas emitidas. Sin embargo, se recomienda conservar las facturas durante un período de al menos 7 años para cumplir con las regulaciones fiscales y contables.

Es importante tener en cuenta que, en Estados Unidos, las regulaciones pueden variar según el estado y el tipo de negocio. Por lo tanto, es recomendable consultar la normativa local y buscar asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales específicas.

Facturas recibidas

Las facturas recibidas son aquellos documentos que has recibido de tus proveedores como prueba de las compras y gastos realizados. También es importante conservar estas facturas correctamente para respaldar las deducciones fiscales y cumplir con las obligaciones contables. A continuación, te presentamos algunos plazos recomendados para conservar las facturas recibidas:

1. México

En México, el plazo mínimo para conservar las facturas recibidas es de 5 años, de acuerdo con el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Sin embargo, se recomienda conservarlas durante un período adicional para respaldar las declaraciones de impuestos presentadas.

Es importante tener en cuenta que, en México, existe un proceso de cancelación de facturas electrónicas en caso de errores o cambios en las transacciones. Sin embargo, estas cancelaciones también deben ser debidamente archivadas y conservadas junto con las facturas originales.

2. Reino Unido

En el Reino Unido, el plazo para conservar las facturas recibidas puede variar según el tipo de transacción y la legislación aplicable. Sin embargo, se recomienda conservar las facturas durante un período de al menos 6 años, ya que es el plazo establecido por la HM Revenue and Customs (HMRC) para la presentación de declaraciones de impuestos y auditorías.

Es importante mencionar que, en el Reino Unido, las facturas electrónicas son aceptadas siempre que se garantice su autenticidad e integridad. Por lo tanto, es necesario utilizar métodos de seguridad apropiados, como firmas digitales, para asegurar la validez de estas facturas.

Recomendaciones para organizar y archivar las facturas

Además de conocer los plazos adecuados para conservar las facturas emitidas y recibidas, es importante tener en cuenta algunas recomendaciones para organizar y archivar estos documentos de manera eficiente:

1. Utiliza un sistema de archivo ordenado

Organiza tus facturas emitidas y recibidas en un sistema de archivo ordenado, ya sea en formato físico o digital. Puedes utilizar carpetas o archivadores etiquetados claramente para clasificar las facturas por año, mes o proveedor. También es recomendable mantener una copia de respaldo de las facturas electrónicas en un disco duro externo o en la nube.

2. Digitaliza tus facturas en papel

Si recibes muchas facturas en papel, considera digitalizarlas utilizando un escáner o una aplicación móvil. La digitalización te permitirá ahorrar espacio físico y facilitará la búsqueda y recuperación de las facturas cuando sea necesario. También puedes utilizar software de gestión documental para organizar y archivar las facturas digitalizadas de manera más eficiente.

3. Etiqueta y clasifica correctamente las facturas

Al archivar tus facturas, asegúrate de etiquetarlas y clasificarlas adecuadamente. Utiliza nombres descriptivos para las carpetas o etiquetas electrónicas y etiqueta cada factura con información relevante, como el número de factura, la fecha y el proveedor. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de las facturas cuando sea necesario.

4. Realiza copias de respaldo regularmente

Es recomendable realizar copias de respaldo regularmente de tus facturas electrónicas y documentación asociada. Puedes almacenar estas copias en un disco duro externo, un servidor seguro o en la nube utilizando servicios de almacenamiento en línea. De esta manera, estarás protegido en caso de pérdida o daño de los archivos originales.

5. Consulta a un asesor fiscal o contable

Si tienes dudas sobre los plazos de conservación de las facturas o necesitas ayuda para organizar y archivar correctamente estos documentos, es recomendable consultar a un asesor fiscal o contable. Estos profesionales pueden brindarte orientación personalizada y ayudarte a cumplir con las regulaciones fiscales específicas de tu país.

Conclusión

La conservación de las facturas emitidas y recibidas es un aspecto crucial de la gestión fiscal y contable de cualquier empresa o autónomo. Conocer los plazos adecuados para mantener estas facturas, y seguir las recomendaciones para organizar y archivar correctamente estos documentos, te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales y a tener una gestión más eficiente de tu negocio.

Recuerda siempre consultar la normativa fiscal local y buscar asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento de las regulaciones específicas de tu país. Además, utiliza herramientas y tecnologías adecuadas para facilitar la organización y conservación de las facturas, tanto en formato físico como electrónico.